Upaya mempromosikan pembangunan partisipatif dipandang sebagai salah satu pilar dalam reformasi struktural yang berujung pada penerapan tata kelola pemerintahan yang baik dan demokrasi yang lebih luas. Penguatan partisipasi membutuhkan pendekatan secara holistik. Lahirnya pendekatan partisipatif dipandang sebagai perubahan penting dalam paradigma pembangunan, yakni perubahan dari pendekatan teknokratik pada masa lalu yang bersifat top-down menuju pendekatan berorientasi bottom-up dalam pembangunan.

Latar belakang dilakukannya CAP di Yogyakarta adalah sebagai respon terhadap kebutuhan menyusun perencanaan pembangunan yang tepat sasaran guna mengatasi masalah yang dihadapi oleh warga Jogjakarta akibat gempa bumi.

Sebagaimana tahapan CAP yang dilakukan di tempat lainnya, CAP di Yogyakarta dilakukan dengan tiga tahapan yaitu: (i) Pra-CAP: sosialisasi atau kulo nuwun, pembentukan panitia lokakarya, pokja pembuatan profil komunitas dan maket, menggambar kampung impian serta serangkaian kegiatan Focus Group Discussion (FGD); (ii) Tahap kedua :tahap pelaksanaan lokakarya atau rembug warga, dimana sebagian besar warga dapat mengikuti kegitan rembug tersebut secara langsung; dan (iii) Tahapan terakhir/Post- CAP : tahap pembuatan proposal, DED, dan RAB yang dilanjutkan dengan monitoring proses implementasi kegiatan.
Dalam pelaksanaan workshop ini dibuat dalam bentuk format “hajatan”. Hal ini dilakukan karena biasanya masyarakat enggan untuk hadir jika diundang dalam “diskusi formal”. Karena berbentuk hajatan maka ada proses masak-memasak dalam skala cukup besar, karena peserta yang hadir kurang lebih 250 orang. Namun peserta yang bertugas memasak, umumnya para ibu, harus berhenti bekerja ketika acara sudah dimulai dan ikut secara aktif terlibat di dalam diskusi. Jadi mereka tidak diposisikan hanya sebagai seksi konsumsi sebagai mana sering ditemui dalam kegiatan-kegiatan formal biasanya.

Penerapan CAP di Aceh dilakukan sebagai salah satu upaya yang dilakukan oleh GTZ bersama-sama dengan pemerintah setempat dan masyarakat untuk membangun kembali Aceh pasca di landa gempa bumi dan tsunami. Sebagai mana diketahui, setelah bencana tersebut kondisi pemerintahan, serta sosial dan ekonomi masyarakat masyarakat menjadi lumpuh. Selain latar belakang tersebut pengalaman penyusunan program pembangunan yang lebih menempatkan masyarakat sebagai obyek ketimbang subyek pembangunan serta kebijakan pendekatan pembangunan yang tidak holistik dan menyeluruh telah mendorong upaya bersama untuk menghasilkan program kegiatan yang benar-benar sesuai dengan masalah yang dihadapi oleh masyarakat. Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tersebut maka digunakan pendekatan CAP.